Article rédigé par : Sébastien GOSSET – Juin 2021
Comment la dématérialisation augmente-t-elle l’efficacité commerciale d’une entreprise ?
Malgré les soubresauts générés par la crise de la Covid-19, la révolution numérique continue de redéfinir les entreprises modernes. Processus en temps réel, mégadonnées, systèmes basés sur des algorithmes : la technologie numérique a généré d’énormes gains d’efficacité et de nouvelles capacités, mais a également entraîné de nombreux défis.
Un élément clé de cette transformation est la dématérialisation des systèmes et procédures papier. Bien que cela apporte d’énormes avantages en termes de vitesse, de commodité et d’efficacité, il existe également des risques importants à gérer lors du processus de transition.
Dans cet article, nous examinerons les bases de la dématérialisation pour votre entreprise. Avec notre aide, vous et votre équipe serez bientôt en mesure d’abandonner vos systèmes papier et de passer à des alternatives numériques, et ce, avec un minimum de perturbations.
Prenez une profonde inspiration et commençons !
Une minute, c’est quoi exactement la dématérialisation ?
Beaucoup trop de syllabes, non ? La « dématérialisation » s’apparente pour certains à de la science-fiction, mais croyez-nous : c’est plus simple que vous ne le pensez.
Concrètement, la dématérialisation fait référence au processus de substitution des supports d’information physiques aux fichiers numériques. Elle repose essentiellement sur la numérisation de papiers en pdf, en termes simples.
Pour illustrer le concept, laissez-vous tenter par un petit jeu de rôle.
La dématérialisation en pratique
Imaginez un moment passionnant durant lequel vous travaillez sur des comptes fournisseurs dans une entreprise de taille moyenne. Historiquement, vous avez utilisé un système papier pour payer les factures, y compris en faisant des copies de factures, en joignant un formulaire d’approbation pour les signatures nécessaires et en classant tout en lieu sûr après le paiement, avec un peu de chance avec une copie du bon reçu.
Le tout bien rangé, n’est-ce pas ?
Sauf que chaque année, ces factures s’ajoutent à une pile de plus en plus importante. Non seulement vous devez les stocker pour qu’elles ne basculent pas et ne vous écrasent pas au sol, mais si vous devez vérifier une ancienne facture, vous devez savoir exactement par où commencer. À moins d’être sûr de ce que vous recherchez, vous y passerez probablement beaucoup de temps.
Maintenant, imaginez qu’au lieu de recevoir des documents papier, vous pourriez recevoir des factures au format PDF et numériser chaque étape du processus de paiement. Vous pouvez même signer un PDF et gérer la signature au format numérique également. Non seulement cela, mais vous pouvez convertir vos anciennes factures de documents papier en fichiers numériques, vous débarrasser de ces pièges mortels vacillants et créer une base de données fonctionnelle et interrogeable.
C’est cela la dématérialisation dans la pratique.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents commerciaux ?
Par rapport aux systèmes papier standard, les avantages de la dématérialisation sont énormes :
- Rapidité : l’examen, le classement, le stockage et la recherche de systèmes papier prennent un temps fou. Le passage au numérique vous permet de transférer plus facilement des documents et vous permet également de rechercher rapidement des informations correctes.
- Sécurité : chaque morceau de papier dans un bac d’entrée est une faille de sécurité en attente de se produire ; il en va de même pour les classeurs non sécurisés. La gestion numérique des documents les garde hors de vue et assure une trace claire de tous ceux qui y ont accédé.
- Préparation aux catastrophes : sous-sols inondés, incendies de bureaux, acariens de papier, tremblements de terre : il y a tellement de façons face auxquelles vos fichiers papier peuvent être mis en danger. Avec le bon logiciel de stockage numérique, vous pouvez être tranquille en sachant qu’il existe des sauvegardes sécurisées de vos informations.
- Modifications faciles : de nombreux documents commerciaux (factures, contrats, mémorandums) nécessitent des modifications et des révisions à différents moments, en particulier lorsque vous travaillez en équipe. Avec les systèmes numériques, vous pouvez modifier facilement des documents.
- Recherche : imaginez — vous en train de regarder une grande étagère de fichiers mal étiquetés, à la recherche d’un seul document. Terrifiant, non ? Avec des versions numérisées de ces documents et le bon logiciel, vous pouvez rechercher les bonnes informations rapidement et avec précision.
- Gain d’espace : l’espace de bureau est l’un des coûts les plus élevés pour les entreprises. En convertissant vos fichiers papier en fichiers numériques, vous pouvez économiser beaucoup sur les coûts de stockage. De plus, pensez à ce que vous pourriez faire avec tous ces placards vides !
- Impact sur l’environnement : tout ce papier n’est pas seulement une tâche facile à classer et à stocker ; cela s’ajoute également à un drain majeur sur les ressources naturelles. Passer du papier aux processus numériques peut réduire considérablement l’empreinte carbone de votre entreprise.
Assez convaincant, non ? Nous le pensons.
Mais ne jetez pas tout de suite votre déchiqueteuse : il y a quelques risques que vous devez d’abord prendre en compte.
Adopter le bon CRM pour augmenter votre productivité commerciale et marketing.
CRM signifie «Customer Relationship Management» , une plate-forme / SaaS (Software a Service) utilisée pour stocker et organiser les données dans un emplacement central. L’objectif d’un CRM est de vous aider à gérer votre atout le plus important, vos clients. Voyons comment un CRM adapté à votre activité vous propulse dans les hautes sphères d’un relation client optimisée.
1. Fournir des données et des mesures fiables
Le reporting et l’analyse sont un aspect incontournable de la gestion d’une entreprise, en particulier pour les équipes de vente qui travaillent d’arrache-pied pour obtenir des clients. Ces données aident l’équipe à savoir s’il y a une marge d’amélioration à atteindre dans la situation actuelle.
Avec un système CRM en place, vous pouvez rationaliser toutes les autres sources de données et fournir à votre équipe des données et des mesures importantes. La plupart des CRM catégorisent les clients en fonction de l’ étape du cycle de vie qu’ils ont atteint, avec la possibilité de mesurer le taux de clic sur les documents que vos commerciaux leur ont envoyés.
2. Une centralisation de la relation client
Un avantage majeur qu’un CRM vous offre est de centraliser tous les échanges des équipes commerciales avec vos prospects et clients. Certaines prises de contact réalisées à intervalles distants avec un même client introduisent une variable humaine. Plusieurs interlocuteurs différents échangent dans le temps. Il est important que les informations échangées puissent se faire en conservant de la cohérence. Tout élément verbal, commercial, contractuel peut ainsi être consigné pour assurer la meilleure continuité de votre relation clients. En donnant accès à vos prospects ou clients leur propre interface de votre CRM, vous leur offrez la possibilité de conserver un espace dédié à la relation que vous avez entamée.
3. Offrez un support client proactif
Le support client, le support technique ou tout autre support est une grande partie de la qualité de la relation entre un client et un fournisseur. Un CRM peut aider les entreprises à rationaliser leurs interactions avec le support client , en fournissant des fonctionnalités de billetterie granulaires, qui permettent aux équipes de vente de créer des tickets de support en fonction des demandes des clients, de rester au courant des dernières mises à jour, qui sont toutes archivées dans le profil de contact du client . Cela permet à l’entreprise de prendre des mesures pour résoudre la demande d’assistance d’un client de manière proactive.
4. Une sensibilisation personnalisée grâce à l’automatisation
Une fois que vous avez identifié les segments gagnants et examiné votre stratégie de communication client, vous souhaiterez peut-être commencer à revoir votre objectif et à redimensionner votre force de vente. L’automatisation des tâches de back-office permet aux professionnels de la vente de se concentrer sur la vente et rien d’autre.
Et les modèles basés sur les données peuvent fournir des recommandations sur la façon de repenser votre segmentation client ou vos territoires et de mieux répartir vos ressources. En analysant par exemple les frais de déplacement, la fréquence des visites, le nombre d’appels téléphoniques et le potentiel du marché, vous identifierez là où il est le plus judicieux de concentrer vos efforts de vente.
5. Une compétitivité à toute épreuve
Sur la base de l’évaluation de votre nouveau potentiel marketing, développez l’approche idéale de mise sur le marché. Identifiez comment votre entreprise peut introduire de nouvelles fonctions et canaux, et comment vous pouvez optimiser les canaux existants pour saisir des opportunités commerciales décisives.
Décidez de la combinaison de canaux idéale par groupe de produits / services et développez plus facilement des stratégies de coordination et de navigation multicanaux.
Libérez-vous de tout ce papier !
Si le processus est correctement réalisé, la dématérialisation de vos fichiers papier peut non seulement vous faire gagner du temps et de l’argent à vous et à votre équipe, accroître significativement votre efficacité commerciale, mais aussi exploiter vos informations pour une bien meilleure utilisation.
Rendre vos fichiers papier consultables vous permet de prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement, et en tirant parti de l’expérience passée.
Tenez compte de vos besoins particuliers et réfléchissez à la manière dont vous et votre équipe pourriez évoluer avec le temps et passer au numérique avec Tilkee.
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